Ведення обліку та систематизації законодавства юридичними службами державних підприємств, установ, організацій

1. Облік актів законодавства

Досвід законодавчої і правозастосовчої діяльності в Україні і зарубіжних країнах свідчить, що якість обліку нормативних актів у державних органах і установах, ступінь його налагодженості, ефективність збирання і зберігання даних про чинні нормативні акти, про внесення до них змін і доповнень, багато в чому визначають юридичну культуру правотворчості, ефективності правозастосовчої діяльності та правового виховання.

Чітко налагоджений облік законодавства необхідний перш за все для кваліфікованого застосування правових норм у повсякденній практичній діяльності виконавчих органів, адміністрацій підприємств, установ, у роботі фірм, об'єднань тощо.

Основними принципами організації обліку законодавства є:

1. Повнота інформаційного масиву, що забезпечує фіксацію і забезпечення обсягом довідкової інформації, відсутність прогалин в інформаційному масиві.

2. Достовірність інформації, що заснована на використанні офіційних джерел опублікування нормативних актів, а також на своєчасній фіксації внесених змін в акти, включені в інформаційний фонд.

3. Зручність використання, необхідна для оперативного і якісного пошуку відомостей про право.

Облік актів законодавства здійснюється шляхом ведення:

- систематичної картотеки актів законодавства відповідно до Класифікатора галузей законодавства України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.06.2004 року № 43/5;

- журналу обліку актів законодавства України (додаток 1);

- журналу обліку міжнародних договорів (додаток 2);

- контрольних примірників актів законодавства України.

1.1. Ведення систематичної картотеки

Відповідно до Класифікатора на кожний акт законодавства України створюється картка обліку (додаток 3).

У картці обліку зазначаються код акта (розділу, статті, частини, пункту), вид акта, видавник, дата, номер, назва, джерело опублікування.

У разі присвоєння акту законодавства України декількох кодів, кількість карток обліку повинна відповідати кількості присвоєних кодів (кожна облікова картка містить один код).

Акти законодавства класифікуються відповідно до Класифікатора, який вміщує перелік розділів і підрозділів.

Розділи і підрозділи Класифікатора мають цифрові позначення - коди.

Коди у відповідності до Класифікатора проставляються на полях тексту акта законодавства.

Код за Класифікатором присвоюється акту в цілому, а також його розділам, статтям, частинам, пунктам. Коди проставляються проти окремих частин акта законодавства (статей, частин, пунктів).

Картки обліку картотеки на паперових носіях розміщуються в картотеці згідно із зазначеним на них кодом у відповідному розділі та підрозділі у хронологічному порядку за видом акта законодавства.

Розділи і підрозділи систематичної картотеки розділяються картками-роздільниками, які повинні бути на 1,5 см вище облікових карток. На картках-роздільниках зазначаються код і назва розділу та підрозділу. Коди розділів зазначаються також на картотечних ящиках.

Міжнародні договори України класифікуються у порядку, установленому Положенням про порядок здійснення обліку та систематизації в органах та установах юстиції України, із зазначенням країн, дати підписання, ратифікації (затвердження, приєднання, денонсації), набрання чинності, втрати чинності, терміну дії.

З 2005 року Міністерством юстиції України випускається картотека законодавства України. Журнал «Картотека законодавства України» забезпечує ведення карткового обліку законодавства. Метою цього видання є першочергове забезпечення міністерств, інших органів виконавчої влади, державних підприємств, установ, організацій підготовленими картками для ведення систематичної картотеки законодавства України. Передплатникам надсилаються заповнені картки для систематичного каталогу актів законодавства. Додатково подаються картки на окремі судові рішення (судова практика) та на тематичні публікації в періодичні пресі. У картці заповнюються коди за класифікатором галузей законодавства, назва, пошукові реквізити і джерела опублікування об’єктів упорядкування.

Картотека виходить в світ у друкованій і електронній формах. Електрона форма картотеки подається на компакт-диску (CD-ROM) та передбачає самостійне роздрукування карток на комп’ютері за потрібною класифікацією, тобто користувачі самостійно визначають наповнюваність систематичної картотеки і роздруковують потрібні картки. Істотною перевагою електронної форми є додаткове розміщення на компакт-диску повної довідкової системи "Зібрання законодавства України" з аналітичним покажчиком.

Передплатні індекси журналу «Картотека законодавства України»:

91133 – у друкованій формі;

90743 – в електронній формі.

Ведення журналів обліку

Ведення журналу обліку актів законодавства здійснюється за кожним видавником актів окремо шляхом унесення інформації, у якій зазначаються номер, дата прийняття, дата надходження, вид, видавник, назва, джерело опублікування актів законодавства України в офіційних друкованих виданнях.

У журналі обліку міжнародних договорів зазначаються: номер, дата отримання, країна, вид, назва, дата підписання, дата ратифікації (затвердження, приєднання), дата набрання чинності, дата денонсації, дата втрати чинності, термін дії міжнародного договору, який обліковується.

Ратифікація – це затвердження вищим органом державної влади (в Україні – Верховною Радою України) міжнародного договору та згода на обов’язковість для країни. Є однією зі стадій укладення міжнародного договору, переважно заключною. Денонсація міжнародного договору – це відмова держави від укладеного нею договору з дотриманням строків, передбачених у самому договорі. Денонсація – найпоширеніший спосіб правомірного припинення чинності міжнародних договорів.

Примірники збірників актів законодавства України, видання кодексів, що надходять до органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, підлягають обліку в журналі обліку із зазначенням найменування, року видання, видавництва, дати контрольного стану текстів актів.

На першій і сімнадцятій сторінках збірника актів законодавства проставляється штамп організації.

Підтримання текстів актів законодавства у контрольному стані,

техніка підтримання в контрольному стані

Усі акти законодавства України, що надходять до установи, підтримуються у контрольному стані.

Підтримання текстів актів законодавства у контрольному стані здійснюється також шляхом підписки офіційних друкованих видань у теках з роз'ємними замками:

- "Систематичного зібрання чинного законодавства України";

- бюлетеня "Офіційний вісник України. Із змінами";

- "Кодексів України".

Контрольним примірником акта законодавства є примірник, у якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта (статті, пункту) таким, що втратив чинність, та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким унесені зміни.

На першій сторінці контрольного примірника акта законодавства (збірника актів законодавства) проставляється штамп або робиться напис "Контрольний примірник". Штампи (написи) "Контрольний примірник" проставляються на титульних сторінках контрольних примірників кодексів України, "Офіційного вісника України", "Офіційного вісника України. Із змінами" та "Відомостей Верховної Ради України".

Підтримання актів законодавства України у контрольному стані передбачає внесення до тексту акта змін і доповнень на підставі актів законодавства, якими ці зміни вносяться.

Технологія підтримання актів законодавства України в контрольному стані на паперових носіях здійснюється шляхом зазначення відомостей про внесені зміни, доповнення та іншу інформацію безпосередньо в тексті акта законодавства.

При внесенні змін і доповнень до актів законодавства використовуються такі скорочення:

Вид, дата, номер акта, яким внесені зміни, зазначаються на верхній частині поля першої сторінки акта, до якого внесені зміни та доповнення, а при значній кількості змін - на окремій вклейці.

Контрольні позначки (вид, дата, номер акта), що стосуються окремих складових частин акта законодавства, проставляються на полях проти відповідних розділів, статей, пунктів, підпунктів, абзаців, речень, слів та цифр.

Відмітки про зазначені зміни аналогічно вносяться як у копії оригіналів акта законодавства, так і до зібрання актів законодавства ("Відомостей Верховної Ради України", "Зібрання постанов Уряду України", "Офіційного вісника України", "Офіційного вісника України. Із змінами"), що вміщують такий акт і підтримуються в контрольному стані.

До кожного контрольного примірника акта законодавства вклеюється окремий аркуш з переліком актів законодавства, якими внесені зміни та доповнення, тощо.

У разі втрати чинності акт законодавства або його складова частина перекреслюється по діагоналі суцільною лінією і робиться відмітка про втрату чинності чи скасування акта з посилкою на акт законодавства, на підставі якого внесено зміни, його вид, орган, який видав, дату прийняття, номер та джерело опублікування.

У разі викладення акта законодавства або окремих його складових у новій редакції такі тексти перекреслюються пунктиром по діагоналі.

Окремі речення, слова та цифри перекреслюються пунктирною лінією горизонтально відповідно до їх розташування в тексті.

При отриманні нового офіційного видання кодексів контрольний примірник відповідного кодексу замінюється новим, зміни до якого вносяться, починаючи від дати його видання.

Попередній контрольний примірник зберігається в інформаційному фонді, а штамп (напис) "Контрольний примірник" закреслюється та проставляється дата.